报告厅管理办法

第一章 总则

第一条 为规范学校报告厅的管理与使用，确保设备完好与活动安全，更好地为学校、科研、学术交流及各类重要活动提供保障，特制定本办法。

第二条 报告厅是学校举办大型学术报告、高端讲座、重要会议及经学校批准的其他大型活动的专用场所。报告厅及其内部设备（包括但不限于LED大屏、音响系统、灯光、地毯等）均为学校重要公共资产。

第三条 报告厅遵循“统一协调、规范使用、谁使用谁负责、安全第一”的原则进行管理。

第二章 管理职责

第四条 报告厅由团委负责统一协调与审批安排。具体职责包括：

• 受理和审批使用申请，统筹安排使用时间。

• 保管报告厅钥匙及设备资产清单。

• 监督和检查报告厅的使用与维护状况。

第五条 专人（物业和勤工助学学生）负责报告厅的日常维护，包括：

• 定期保洁，特别是地毯的吸尘与清洁。

• 会前会后检查设备、门窗及电源关闭情况。

• 配合使用部门进行基本设备调试，并操作专用设备（如LED大屏核心控制、音响总控）。

第六条 专业设备（如LED大屏系统、专业音响灯光）的定期维护、保养及故障维修，由团委通过购买服务的第三方专业机构负责。

第三章 使用范围与申请流程

第七条 报告厅主要服务于学校及各职能部门组织的全校性活动。校内部门使用需提前申请，原则上不对学生社团及个人开放，特殊情况须经主管校领导审批。

第八条 申请流程如下：

1. 提前预约：使用单位至少提前3个工作日（一般活动）或1周（重大活动、有特定设备需求的活动）提出申请。

2. 填写表格：使用单位需从管理部门填写《报告厅使用申请表》（见附件），明确活动内容、负责人、设备需求等。

3. 审批备案：申请表经使用单位负责人签字盖章后，一式两份送交团委审批，最终由团委备案并安排使用。

第四章 使用单位职责与行为规范

第九条 使用部门负责人为报告厅使用期间的第一责任人，必须全程在场负责组织、管理与安全。

第十条 环境卫生与设施保护：

• 自觉维护报告厅环境卫生，严禁在厅内吸烟、就餐、乱扔杂物，禁止携带易燃易爆物品及含糖和颜色饮料入内。

• 保护地毯：严禁使用双面胶、封箱胶带、喷涂颜料等难以清除的材料进行布置。布置装饰品时，不得对地毯造成污染或损伤。

• 未经允许，不得随意悬挂张贴物品。确需张贴，须使用无害胶带，并在活动结束后立即彻底清理干净。

第十一条 设备使用规范：

• LED大屏与音响系统：由管理员或指定专业人员操作。使用单位不得擅自接线、调整核心参数或安装软件。如需播放特殊格式文件，须提前与管理员测试。

• 使用单位应自备5号电池等易耗品。设备连续使用时间建议不超过4小时，避免设备过热损坏。

• 严禁随意搬动室内固定设备，严禁踩踏座椅。

第十二条 活动结束后，使用单位须：

1. 及时撤除所有布置物品，恢复场地原貌。

2. 组织人员清理垃圾，确保场地整洁。

3. 配合管理员清点设备，关闭设备电源。

4. 经管理员检查确认设施完好、卫生合格后，办理交接手续，进行离场签字。

第五章 罚则

第十三条 对违反上述规定的使用单位，管理人员有权制止、警告直至中止活动。

第十四条 因使用单位操作不当或故意破坏导致设备损坏、地毯污染无法清洗的，使用单位须照价赔偿维修或更换费用，并可能被限制未来的使用资格。

河南轻工职业学院团委

2026年5月7日